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Case study Stroili Oro

Un brand leader del Made in Italy: Stroili.

Nasce nel 1996 da un’idea innovativa, rendere accessibile il mondo del gioiello a chiunque desideri indossare qualcosa di unico ed inimitabile, riuscendo a mantenere intatte le sue caratteristiche di lusso, preziosità e bellezza, investendo sulla ricerca e il design.
Un progetto che si sviluppa in un network di negozi retail di proprietà e che consente di avere sempre una filiera corta per costruire un rapporto diretto con il cliente finale.

Negli anni, la garanzia qualità-prezzo unito all’altissimo design è diventata la firma di Stroili, riconoscibile in un concept inedito e originale.
La visione Stroili è una visione del lusso e dell’eleganza a cui tutti possono aspirare. Le sue creazioni hanno una forte e marcata identità creativa sempre al passo con i tempi, senza mai tralasciare il DNA artigianale.
Grazie a questa vincente filosofia, oggi Stroili è considerato il brand di riferimento all’interno del mercato. È inoltre riconosciuto come il primo marchio che ha aperto le porte avvicinando il consumatore ad una nuova realtà del gioiello democratico.

Stroili può definirsi come il brand che ha rivoluzionato il concetto di gioielleria. Unendo il know-how stilistico e manifatturiero alla grande e rinomata tradizione italiana da vivere con nuova contemporaneità di approccio.

550
magazzini gestiti
210
milioni euro fatturato
110
utenti HQ
18
mesi di progetto
700
GB database
Stroili1

Stroili Oro è una realtà dinamica, veloce. Lavorare con loro è una sfida quotidiana: l’informatica deve inseguire il business che si evolve rapidamente; il reparto IT di eccellenza è un continuo stimolo a confrontarsi ed a migliorare le soluzioni.

La situazione di partenza, come è tipico in molte aziende di queste dimensioni, era eterogenea: il sistema contabile e di controllo affidato a SAP, il software operativo e di gestione del magazzino sviluppato da una società locale su database Oracle, svariati strumenti esterni per l’integrazione dei dati ed un uso massivo di Excel.

I numeri del cliente (oltre 210 M€ di fatturato, più di 370 negozi in Italia, più di 28 milioni di movimenti di magazzino l’anno) hanno vincolato la scelta del software, restringendo il perimetro delle possibili soluzioni a pochi ERP internazionali. Il nostro consiglio è stato quello di scegliere un sistema snello e personalizzabile come Microsoft Dynamics NAV. Il ciclo di sviluppo delle soluzioni NAV è velocissimo ed eravamo certi che con questo prodotto saremmo sempre stati al passo con le richieste, senza mai “ingessare” l’azienda.

Perché la scelta di Dynamics NAV?

Dopo un’attenta software selection abbiamo ritenuto che fosse vincente la soluzione di investire in un ERP che potessimo “dominare”. La disponibilità di una licenza sviluppo, fruibile dall’utente finale, e la relativa semplicità di modifica ci ha convinto che Dynamics NAV fosse la scelta giusta. In questo modo, in tempi brevissimi se comparati con progetti ERP “tradizionali”, abbiamo coperto la quasi totalità dei processi aziendali.

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Giorgio Benedetti

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L’approccio al progetto è stato singolare ma significativo di come il tema dello sviluppo della soluzione fosse centrale. Giorgio Benedetti, direttore dei sistemi informativi, ha voluto dapprima conoscere l’architettura della soluzione e poi ha partecipato a diversi corsi di formazione sulla programmazione e sviluppo di Dynamics NAV. Voleva essere certo di dominare il sistema in qualsiasi situazione, anche quando il business richiede risposte ed azioni immediate.

L’analisi dei requisiti e lo sviluppo del prototipo ci ha impegnati per circa 6 mesi.

Il primo reparto ad andare “live” è stato quello operativo del magazzino e delle spedizioni. Una bella sfida cambiare il software a più di 100 persone con un impatto diretto sulla distribuzione delle merci ad oltre 400 negozi. Abbiamo realizzato una interfaccia di scambio continuo dei dati da e verso il precedente software Oracle. In questo modo è stato possibile tenere allineati – in tempo reale – vecchio e nuovo ambiente, consentendoci una migrazione graduale.

La particolare tipologia di prodotto (oreficeria) ha richiesto attività specifiche sia per la fase di spedizione (prelievo guidato, etichettatura, packing list, gestione corrieri ed assicurazione del trasporto) che per la fase di carico (riscontro della merce, pesatura, controllo qualità, messa a dimora).

È stato inoltre integrato un magazzino automatico INCAS sfruttando il motore WMS di Dynamics NAV e dando piena visibilità della mappa di magazzino direttamente dentro il sistema ERP.

Per la gestione degli ordini di vendita sono stati potenziati i listini prezzo, sia per le transazioni all’ingrosso che per quelle al dettaglio provenienti dai punti vendita. Il nostro verticale specifico per il retail ha accelerato l’adozione del nuovo processo con Dynamics NAV offrendo un ambiente integrato per scontrini, corrispettivi, condizioni promozionali e loyalty.
Agli ordini di acquisto sono state aggiunte le funzionalità del settore orafo (metallo, manifattura, calo) ed un sofisticato sistema per la gestione dei budget assegnati a ciascun reparto, con un piano dei conti dedicato all’assegnazione ed al consumo degli importi che possono essere spesi.

Quali sono state le fasi dell’implementazione di Dynamics NAV per la parte di magazzino, distribuzione e punti vendita?

La prima fase di progetto, durata circa 4 mesi, ha consentito di migrare su Dynamics NAV tutti i processi di business inerenti la completa codifica del prodotto venduto, compresi listini di vendita e acquisto. Contestualmente è stata attivata, direttamente su Dynamics NAV, la nuova linea di business "vendite wholesale". Successivamente, vista la bontà del lavoro svolto e la capacità di rispettare tempi e costi di progetto, è stata completata l’integrazione dell’intero business retail esistente, compresa la gestione del magazzino centrale e WMS. In definitiva, in meno di un anno, con attività di sviluppo delle quali ci siamo occupati in prima persona, abbiamo migrato su Dynamics NAV tutti i processi di business, integrandoli con l’esistente contabilità SAP (FI/CO).

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Giorgio Benedetti

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La seconda fase del progetto è stata la sostituzione di SAP per l’area finance e del controllo. Avere molte delle persone coinvolte già formate sull’uso di Dynamics NAV ha accelerato la fase di analisi e ci si è concentrati da subito nella realizzazione del prototipo.

L’integrazione con SAP, per la migrazione dei dati contabili e di oltre 50.000 schede cespite, ha richiesto uno sforzo importante di “quadratura” dei dati ma che è stato ripagato poi semplificando e migliorando molti processi. Dynamics NAV con la sua flessibilità ha portato innovazione e velocità in un reparto che, a causa del software, si stava irrigidendo anno dopo anno.

Particolarità dell’implementazione è stata la gestione della contabilità secondo i principi internazionali IAS oltre che quelli consueti italiani GAAP. L’impianto del controllo di gestione è notevole con un articolato sistema di contabilità analitica, analisi per centri di costo e driver di ribaltamento delle spese generali.

Quali sono state le fasi dell’implementazione di Dynamics NAV per la parte di contabilità e controllo di gestione?

È bastato un anno e mezzo di utilizzo di Dynamics NAV da parte degli utenti, anche amministrativi, per ricevere le prime richieste di migrazione. L’integrazione con il mondo Windows e Office oltre alla velocità di adeguamento a nuove richieste e nuove normative, è stato di forte stimolo per tutti gli utenti interni nell’affrontare il progetto di completa integrazione. Inizialmente abbiamo sviluppato un database parallelo a SAP nel quale confluivano le registrazioni contabili comprese quelle dei cespiti e del controllo di gestione. Terminato lo sviluppo dell’acquisizione dati, ci siamo concentrati sulla definizione delle migliori specifiche che avrebbe dovuto avere la “nuova” contabilità. Abbiamo quindi avviato un’acquisizione continua da SAP dei dati contabili che, per molte settimane, sono fluiti direttamente in Dynamics NAV e abbiamo potuto provare l’utilizzo del sistema con dati reali in parallelo. È stato poi simulato un go-live per testare la corrispondenza di tutte le funzionalità. Nonostante i 3 mesi di pausa, dovuti al periodo di massima stagionalità del nostro business, il “giro di chiave” è avvenuto con naturalezza dopo 6 mesi di effettiva attività, formazione compresa.

StroiliGiorgio

Giorgio Benedetti

MelissaStroili

Lavorare con Stroili è difficile ma stimolante, le persone dell’ufficio IT non sono semplici referenti ma veri e propri colleghi di progetto con una elevata professionalità. Abbiamo saputo cogliere la loro necessità di autonomia nello sviluppo e mantenimento della soluzione e così per molto tempo ci siamo dedicati all’affiancamento ed al trasferimento del miglior know-how possibile su Dynamics NAV.

Il progetto in sé ha richiesto un team di lavoro compatto ma molto qualificato. È stata indispensabile la perfetta conoscenza del settore, della realtà dei punti vendita e delle specifiche di controllo, per poter dare risposte immediate e sfruttare le funzionalità verticali già presenti.

Stroili è una realtà con processi consolidati e che funzionano bene, l’ideale per potersi concentrare sulla realizzazione della soluzione, accelerando di parecchio molte fasi di analisi e raccolta dei requisiti.

Qual è stata la sua esperienza con Ahead?

Ahead, diversamente dai partner SAP a cui eravamo abituati, è stato ed è tuttora un ottimo “mentore” per l’intero ERP. Ci ha assistito più che efficacemente in ogni fase sia di analisi che di progetto.

Il know-how, non solo su Dynamics NAV, ma anche sulle infrastrutture tecnologiche complementari, ha fatto di Ahead un fattore di successo nell’implementazione del nuovo ambiente. Nonostante alcune rigidità manifestate durante lo sviluppo del progetto, il partner ha sempre saputo capire l’importanza di inderogabili richieste del business, trovando sempre la giusta mediazione.

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Giorgio Benedetti

Un solo software per la gestione in tutti i reparti dell’azienda

Interfaccia utente moderna e facilmente comprensibile

Maggiore integrazione con gli strumenti di Office ed in particolare Excel

Completa autonomia nel mantenimento della soluzione e nello sviluppo di nuove funzionalità

Piena conoscenza della struttura dei dati per realizzare report ed analisi di Business Intelligence

Potenziamento dei processi di magazzino con un sistema integrato di riassortimento automatico

Contenimento dei costi di gestione e manutenzione rispetto alle precedenti soluzioni

Miglioramento costante del software grazie alla subscription Microsoft